Le Bon Usage de l'Email
L'email, aussi appelé courrier électronique ou sa contraction « courriel », désigne tout document informatisé qu'un utilisateur écrit, envoie ou reçoit par l'intermédiaire d'un réseau informatique. Si l'email est aujourd'hui largement répandu, il n'est pas aussi formel que les lettres manuscrites et son utilisation reste approximative chez un grand nombre d'utilisateurs. Savez-vous vraiment � quoi servent les labels À, Cc, Cci ou Répondre à (respectivement To, Cc, Bcc et Reply-to en anglais) ? Voici un guide complet du bon usage de l'email.
Les Destinataires
À correspong bien évidemment aux destinataires principaux du message. Il est possible d'envoyer un message à de multiples destinaires en utilisant À autant de fois que nécessaire.
Cc signifie Copie carbone et correspond aux destinataires secondaires qui n'ont pas à répondre au message, seulement à le lire.
Cci signifie Copie carbone invisible (Blind carbon copy en anglais), est similaire à Cc mais permet de masquer les adresses.
Quand Utiliser À, Cc et Cci
À est à utiliser par exemple si vous souhaitez commencer une conférence entre plusieurs personnes. Toutes les adresses sont visibles, de sorte que tout le monde sait qui participe et chacun est invité à répondre.
Cc s'utilise par exemple si vous souhaitez notifier un tiers de l'envoi de votre email. Le mettre en Cc lui indique qu'il n'a pas à répondre, tout en lui envoyant l'email.
Cci peut s'utiliser dès que vous envoyez un message à de multiples destinataires et qu'il n'est pas nécessaire qu'ils communiquent entre eux (par exemple s'ils ne se connaissent pas). Cela évite ainsi de communiquer inutilement des adresses email, que de nombreuses personnes préfèrent garder privées. Cela permet aussi de bloquer les virus et vers informatiques qui exploitent les adresses stockées automatiquement dans les carnets d'adresses des logiciels de messagerie électronique.
Modifier l'Adresse Email de Retour
Répondre à est l'adresse que le destinataire doit utiliser pour répondre au message. Elle est en général la même que l'adresse qui apparaît dans le champ De (From en anglais) mais peut en différer si l'expéditeur écrit à partir d'un ordinateur qui n'est pas le sien ou d'un compte différent (bornes publiques, compte email du bureau, d'un ami…). Vous n'avez pas à renseigner ce champ si vous utilisez votre compte de messagerie habituel.
Le Contenu
Un courrier, �lectronique ou non, doit suivre des règles de savoir-vivre
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Soyez poli :
- saluez votre interlocuteur;
- renseignez le champ Sujet (le sujet doit être clair et concis);
- signez.
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Faîtes attention à votre grammaire et orthographe :
- évitez le style SMS qui a été inventé parce que les écrans des téléphones mobiles sont petits, ce qui n'est pas le cas des écrans d'ordinateurs (alors faîtes un effort);
- relisez-vous avant d'envoyer votre message.
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Vérifiez la taille finale de votre message :
- lorsque vous transférez un email, pensez à le nettoyer au préalable. Il est inutile de laisser tout l'historique et d'augmenter la taille du message à chaque transfert. Gardez uniquement le nécessaire;
- évitez de joindre de gros fichiers (tout le monde n'a pas une connection haut débit);
- évitez d'envoyer des pièces jointes dans le format Word (visitez Finissons-en avec les attachements Word! pour de plus amples informations);
- si vous souhaitez envoyer un long message ou un document officiel, rédigez-le dans un fichier attaché à votre email (dans le format pdf, par exemple). C'est plus facile à imprimer et à sauvegarder sur son disque dur.
Le Format
En règle général, le format texte brut est prérable au format HTML. Certes, le format HTML permet une mise en page plus colorée et la création de liens hypertextes. Toutefois, les messages électroniques en HTML peuvent contenir des virus, de sorte que certains utilisateurs hésitent à les lire. Si votre destinataire ne vous connaît pas, le format texte brut est donc plus indiqué. Par ailleurs, le format HTML est beaucoup plus lourd que le format texte simple, et son utilisation excessive peut entraîner des problèmes d'encombrement sur les comptes de messagerie électronique.
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